Заказное письмо – вид почтового отправления, вручаемого адресату под расписку, которое чаще всего используется для пересылки документов, требующих гарантированной доставки. Отправителю на руки при этом выдается квитанция, по номеру которой можно отследить местонахождение отправления на сайте Почты России.
Отправить заказное письмо можно с уведомлением или без него. В первом случае клиенту вручается бланк уведомления под расписку, т.е. после того, как адресат получит письмо, отправитель получит уведомление о том, кому и когда оно было выдано. Во втором случае получателю придет извещение о том, что на его имя поступило заказное письмо, которое он должен забрать на почте.
Процесс отправки
Для правильного оформления почтового отправления нужно прийти в ближайшее почтовое отделение с документом, удостоверяющим личность. После этого нужно:
- Обратиться к сотруднику отделения с просьбой об отправке заказного письма.
- Выбрать один из трех видов конвертов для отправлений: обычный, из плотной бумаги или почтовый пакет повышенной прочности. При этом нужно помнить, что размер конверта не может превышать А4, вес письма – 100 г..
- Положить письмо в конверт и плотно запечатать его.
- Четко, лучше печатными буквами, написать на конверте индекс, адрес и ФИО получателя.
- Заполнить регистрационную форму, в которой указывается, каким образом будет доставлено письмо. Если письмо с уведомлением, заполнить также специальный бланк, в котором следует указать данные отправителя и получателя.
- После взвешивания и оценки кассиром заказного письма оплатить отправление.
- Получить квитанцию об отправке, в которой будет указана вся информация о письме: идентификационный номер (14-значный код), по которому отслеживается местонахождение отправления в любой момент времени, тип пересылки и масса письма.
- Получить чек об оплате, который нужно сохранять до момента получения письма адресатом.
Отслеживание письма
Данные о письме (почтовый идентификатор) находятся в единой системе учета и контроля отправлений, благодаря чему можно легко узнать местонахождение отправления через интернет. Для этого необходимо:
- Перейти на официальный сайт Почты России (russianpost.ru).
- Открыть раздел, посвященный отслеживанию почтовых отправлений.
- Ввести почтовый идентификатор – 14-значный код без скобок и пробелов (пример можно увидеть на странице).
- Набрать код с картинки.
- Нажать кнопку «Найти».