В эпоху развития электронной почты и мгновенного обмена сообщениями традиционная корреспонденция постепенно теряет популярность. Тем не менее роль, которую она играет, по-прежнему важна (по почте доставляют письма из государственных учреждений, судебных органов и различных ведомств, особенно в тех случаях, когда необходимо зафиксировать факт получения корреспонденции адресатом).

Официальные письменные обращения в государственные учреждения и структуры принято направлять по почте. Для того чтобы почтальон своевременно доставил письмо по указанному адресу, важно правильно подписать конверт – это выступает гарантией получения письма адресатом.

Общие правила заполнения

Работники почтовых отделений предоставляют образцы, следуя которым, отправитель корреспонденции соблюдает общепринятые стандарты, которые сводятся к следующему:

• Заполнять конверт нужно разборчивым почерком (а лучше всего печатными буквами) – это облегчит работу почтальонов и ускорит сроки доставки письма;
• Разрешается использовать чернила любого цвета, за исключением красного, жёлтого и зелёного;
• На конверте недопустимы исправления и орфографические ошибки. В сложных случаях следует уточнить, как пишется название населённого пункта в справочнике;
• При пересылке сообщения внутри страны нужно заполнять конверт на русском языке, а при отправке писем в страны дальнего зарубежья, указывать все данные на английском языке.

Порядок заполнения реквизитов

Почта России установила правила, которые важно соблюдать, чтобы правильно подписать конверт:

• Реквизиты отправителя располагаются в левом верхнем углу;
• В поле «От кого» нужно вписать фамилию, имя и отчество человека или название организации, от имени которой будет отправлено письмо;
• В поле «Откуда» указывают адресные данные в следующем порядке: сначала название улицы, номер дома и квартиры, далее название населённого пункта, региона и страны;
• В специальное поле вписывают индекс места отправления;
• Данные получателя находятся в правом нижнем углу конверта (информацию о получателе заполняют аналогично информации об отправителе);
• Кодовый штамп, расположенный в левой нижней части, заполняют по образцу на обороте конверта.

Прежде чем опустить конверт в почтовый ящик, нужно наклеить на него марку, согласно стоимости доставки в регион. Приобрести нужную марку можно в ближайшем почтовом отделении.

Программы для оформления конвертов

Большинство организаций использует фирменные конверты для отправки корреспонденции. Их дизайн создан с помощью специальных программ, которые позволяют наносить изображения и логотипы, а также заполнять все поля автоматически, если сведения об адресате занесены в базу данных.